11 redenen om AML-processen van offline naar online te verplaatsen

In een paar seconden een identiteitscontrole doen. Met behulp van slimme software identiteitsfraude detecteren. Een gedigitaliseerde, geautomatiseerde administratie. Het zijn zomaar drie redenen om uw AML-processen voortaan online te brengen. In dit blog leest u welke elf redenen er zijn om dit proces online uit te voeren.

Kennismaken met AML-software

AML-software staat voor Anti-Money Laundering software . Met andere woorden: een platform om het witwassen van geld en andere financieel-criminele activiteiten op te sporen én te voorkomen. Deze software wordt gebruikt in de financiële en juridische sector. Om te voldoen aan de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).

Veel financiële instellingen gebruiken een online platform om witwaspraktijken te voorkomen of te melden. Waarom? Met AML-software hoeft u uw AML-processen niet meer handmatig uit te voeren. Het programma automatiseert veel stappen en werkt nauwkeurig. Zo kunt u met deze software snel de identiteit van uw klant verifiëren, zonder dat er papierwerk nodig is. Dat versnelt het KYC-proces (Know Your Customer) aanzienlijk. En het is ook nog eens minder foutgevoelig.

11 redenen om AML-processen online te brengen

Wilt u weten waarom het handig is om uw AML-processen online uit te voeren? En dit niet op de traditionele, handmatige manier te doen? Bekijk het onderstaande lijstje met redenen. 

Reden 1: het scheelt tijd (en daardoor geld)

Tijd is geld. En een gebruiksvriendelijk softwaresysteem neemt veel tijd uit handen. Uw medewerkers voeren AML-processen sneller uit en regelen alles vanaf één plek. Dit is een groot voordeel ten opzichte van de handmatige manier, waar ook veel papierwerk nodig is. Offline checks nemen meer tijd in beslag. En zijn foutgevoeliger. Met AML-software krijgt u de hulp van het programma en heeft u alle gegevens van een klant overzichtelijk op een rijtje. Zo kunt u binnen enkele seconden een risico-inschatting maken voor een klant. En dat scheelt een hoop tijd.

Reden 2: het gaat sneller

Niet alleen uw medewerkers kunnen sneller actie ondernemen. Ook de klant – met wie u mogelijk gaat samenwerken – hoeft minder lang te wachten in het Ken-uw-klant-proces. Met AML-software kost het minder tijd om klanten te screenen, de identiteit te checken en te verifiëren. Daarom kunnen klanten sneller een antwoord krijgen of zij mogen zakendoen met uw bedrijf. U hebt immers sneller een antwoord op de vraag wie de klant echt is en diens mogelijke risico’s. Dit omdat KYC-checks veel sneller worden uitgevoerd.

Reden 3: een zorg minder voor uw personeel

AML-processen online brengen houdt in dat uw werknemers hier minder handmatig mee bezig hoeven te zijn. De AML-software neemt namelijk veel werk uit handen. Voorbeelden? U verifieert sneller identiteiten, automatiseert administratie en komt sneller te weten of de geverifieerde klant op een zwarte lijst staat. Daarnaast checkt de anti-witwassoftware de status van een klant continu. Mocht er iets veranderen aan die status, krijgt u automatisch een melding. Zo hoeven uw medewerkers niet doorlopend handmatige checks te doen en kunnen zij meer tijd besteden aan ander werk.

Reden 4: sneller identiteitsfraude detecteren

Identiteitsfraude komt steeds vaker voor. En is niet altijd makkelijk te bespeuren. Maar anti-witwassoftware is slim en extra goed getraind om identiteitsfraude (vervalste documenten) te herkennen. Want ja, weet u hoe u een vervalst document kunt herkennen? Kunt u bijvoorbeeld het verschil zien in lettertype, watermerk, hologram en andere aspecten van een paspoort of identiteitsbewijs?

Zouden u of uw werknemers kunnen zien of een afbeelding is vervangen op een document? Of dat een klant die u nog nooit eerder persoonlijk hebt ontmoet, dezelfde is als op het document dat die persoon heeft ingeleverd? Het is moeilijk met blote ogen te zeggen. Met online AML-software kijken er bij het controleren van deze documenten altijd een extra set slimme, digitale ogen mee.  

Identiteitsfraude is vaak aan de orde. Zo werd laatst nog de naam van minister Wobke Hoekstra gebruikt voor misleidende bitcoin-advertenties.

Reden 5: altijd inzicht in transactiegeschiedenis van de klant

De software houdt 24/7 een oogje in het zeil. Dat kunt u niet verwachten van uw medewerkers. Met anti-witwas software hebt u toegang tot databases waarin individuen en bedrijven staan met een verleden in witwassen, fraude of met een verhoogd risico. Zo kunt u snel inzicht krijgen in een klant en direct handelen bij een verdachte transactie. Daarnaast zijn er binnen het software platform ook klantlogboeken. Deze logboeken zorgen ervoor dat klantgegevens veilig worden bewaard, zolang u de gegevens nodig hebt. Ook is een AML-platform, zoals SmartSearch, in staat om automatisch klantbestanden van het systeem te verwijderen. Dit gebeurt bijvoorbeeld als u niet langer een zakelijke relatie hebt met een klant én er sindsdien vijf jaar is verstreken. Dan worden de gegevens verwijderd. Zo houdt u uw administratie online op orde. Iets wat veel minder eenvoudig is te realiseren bij de handmatige manier van administratie en daarom vaak wordt vergeten.

Reden 6: geautomatiseerde administratie

Toezichthouders, zoals De Nederlandsche Bank en de Autoriteit Financiële Markten (AFM), eisen dat u compliant bent aan de Wwft. Dat is voor veel bedrijven een heel karwei. Maar dat geldt niet als u uw AML-processen online brengt. Slimme software automatiseert de administratie en digitaliseert deze. Zo is elk cliëntenonderzoek makkelijk terug te vinden. Handig om te bewijzen dat u Wwft-compliant bent.

Reden 7: geautomatiseerde cliëntenonderzoeken

Het uitvoeren van cliëntenonderzoeken kost met een online AML-systeem veel minder tijd. U hoeft alleen nog maar een naam en adres in te voeren of een document te scannen om een Wwft-check te doen. U ontvangt een volledig rapport van de controles die bij uw klant zijn uitgevoerd, zoals de verificatie van het adres, de naam en de geboortedatum, en of deze persoon de controle heeft doorstaan of niet. Deze informatie wordt direct geleverd, waardoor veel handmatig werk wordt bespaard.

Reden 8: gedetailleerde terugkoppeling uit sanctielijsten

Wanneer iemand een verhoogd risico loopt, wordt dat direct geconstateerd op basis van de sanctielijsten waar AML-software aan is gekoppeld. Dat is handig, maar ook tijdbesparend. Het duurt namelijk heel lang om handmatig door een lijst met namen te bladeren binnen een sanctielijst. Of om naar elke sanctielijst-website te gaan en steeds dezelfde naam in te typen van de betreffende persoon. Met het gebruik van AML-software checkt u duizenden wereldwijde lijsten in één keer. En kunt u dit doorlopend laten controleren, zodat u het altijd direct weet als een klantnaam opduikt op een één van de zwarte lijsten.

Bovendien zijn er bijvoorbeeld veel Europese sanctielijsten die alleen de naam tonen van de persoon in kwestie. En geen verdere details. Wanneer hebt u dan een match? Dat is moeilijk te achterhalen. Het kan natuurlijk zo zijn dat de klant een algemene naam heeft. Hoe weet u dan zeker dat het precies die persoon is? Dat is lastig te bepalen. En zoekmachines zoals Google zijn niet erg effectief of efficiënt. AML-software daarentegen kan meer gedetailleerde beschrijvingen geven, zodat u zeker weet of het hier om de persoon gaat die klant van u is of wil worden.

Met online AML-processen hebt u dus veel sneller inzicht in de informatie uit sanctielijsten. Zo weet u waarom iemand een verhoogd risico vormt. En wanneer er daarom geavanceerde Customer Due Diligence (CDD) noodzakelijk is.

Reden 9: snel en effectief geavanceerd cliëntenonderzoek doen

U klant kennen, dat is extra belangrijk sinds de Wwft actief is. Met anti-witwas software hebt u de mogelijkheid om PEP- (Political Exposed Person), RCA- (Relatives and Close Associates, verwanten en naaste geassocieerden), SIP- (Special Interest Person) checks te doen om een extra goede risico-inschatting van klanten te doen. Zo weet u precies met wie u te maken heeft en of de klant op een zwarte lijst staat, of heeft gestaan.

Reden 10: melding bij veranderd risicoprofiel

Wanneer u uw AML-processen online brengt, is geautomatiseerd, doorlopend toezichtmogelijk. Zo weet u het meteen wanneer het risicoprofiel van een bestaande klant verandert. Belangrijk om compliant te blijven.

Reden 11: bedrijven in een paar minuten volledig doorlichten

AML-processen online brengen is ook een voordeel als uw bedrijf vaak andere bedrijven moet doorlichten. U regelt dit in een paar minuten met AML-software, dat minder foutgevoelig is dan ouderwets handwerk. Het geeft u ook de mogelijkheid om op zowel bedrijven als op het individu cliëntenonderzoek te doen. Op hetzelfde AML-platform. Zodat meerdere taken tegelijkertijd kunnen worden uitgevoerd.

Gedigitaliseerde AML-processen met eigen ogen zien

Een AML-proces online brengen kan met de software van SmartSearch. Met deze software doet u binnen no-time KYC-checks (identiteit-checks en verificaties) en blijft u Wwft-compliant. Dankzij het gebruiksvriendelijke systeem kunnen medewerkers op elk niveau met succes AML-controles uitvoeren. SmartSearch updatet en verbetert het platform voortdurend om ervoor te zorgen dat het dé toonaangevende AML-oplossing op de markt blijft. Bent u nieuwsgierig naar wat SmartSearch voor uw bedrijf kan betekenen? Vraag vrijblijvend een demo aan.